Quali sono i vantaggi di un Centralino Smart VoIP?

Perché dotarsi di un Centralino Smart VoIP?

Ti è mai capitato di contattare il centralino di un’azienda e rimanere scontento di come è stata gestita la tua chiamata?

Tempi di attesa molto lunghi, passaggi da un ufficio all’altro, messaggi automatici privi di utilità o peggio, caduta della linea quando finalmente la tua chiamata era in trasferimento.

Se sei un manager o un imprenditore inoltre sai benissimo quale importanza rivesta il centralino, biglietto da visita per la tua azienda.

È inutile investire nella formazione e nella preparazione del personale se poi il centralino, anche dal punto di vista tecnico, non supporta i tuoi sforzi.

Ecco perché in questo articolo troverai utili consigli e suggerimenti,  per cambiare il tuo obsoleto centralino con un Centralino Smart VoIP di nuova generazione.

Centralino: l’importanza di presentarsi al cliente

Il primo impatto sul cliente

Come abbiamo detto all’inizio, il centralino è senza dubbio il biglietto da visita per un’azienda.
Se un tempo era solo un punto di smistamento delle chiamate in entrata, oggi giorno rappresenta invece una sorta di ‘collaboratore’ tecnologico indispensabile.

Grazie alle molteplici funzioni implementate nel centralino infatti, non solo è possibile offrire al cliente che chiama un’assistenza dedicata, ma è possibile anche ottimizzare il flusso produttivo dell’azienda, risparmiando sui tempi morti e usufruendo di strumenti di ultima generazione.

I vantaggi per l’azienda ed i lavoratori

Cominciamo ad elencare le ultime novità che possono rendere il tuo Centralino Smart VoIP il vero punto di forza della tua impresa.

In primo luogo il sistema può essere integrato con strumenti informatici in modo che sia in linea con i terminali dei dipendenti. Questo significa diminuzione dei tempi di attesa per chi chiama, e smistamento diretto all’operatore specifico che può prendere subito in carica la richiesta.

In secondo luogo il concetto sul quale dovresti focalizzarti è che il centralino non è più solo un telefono che consente al massimo di veicolare le chiamate vocali, ma è diventato un vero e proprio strumento di comunicazione unificato.

Questo vuol dire che il suo punto di forza, che può essere sfruttato dalla tua azienda, è l’integrazione multicanale. Chat, video, gestionali, tutto può essere collegato allo scopo di aumentare l’esperienza di chi ti contatta e quindi di conseguenza la produttività dell’azienda stessa.

Considera poi anche un’altra cosa molto utile: la ‘remotizzazione’ delle postazioni di lavoro.
Dietro questo neologismo si nasconde l’attualissimo ‘smart working’. Non essere più vincolato all’ufficio fisico, questa è la libertà che un centralino di nuova generazione può dare agli imprenditori sempre impegnati e che amano lavorare ovunque ce ne sia bisogno.

Potresti infatti trasferire le chiamate in arrivo al tuo interno sul cellulare o anche sul computer, e gestire le chiamate anche se non sei fisicamente in sede.

C’è anche un altro ottimo motivo per cui dovresti cambiare il tuo centralino con uno di nuova generazione, ed è quello che ti spieghiamo nel prossimo paragrafo.

Perché cambiare il centralino: l’azienda al passo con i tempi

Negli ultimi anni la privacy è diventata centrale nel rapporto tra un’azienda e il suo cliente.

Se i siti hanno dovuto implementare i sistemi di gestione dei dati di chi vi accede, allo stesso modo anche le telefonate devono essere trattate ai sensi di legge.

Quando qualcuno chiama la tua azienda, soprattutto se poi richiede un servizio e lascia i suoi dati, le norme attuali ti obbligano al trattamento di quei dati in modo da tutelare la sicurezza del cliente.
Hai mai pensato però che anche i dati della tua azienda potrebbero essere diffusi o carpiti in maniera fraudolenta?

Ecco quindi un ottimo motivo, anzi potremmo dire fondamentale, per il quale dotarsi di un Centralino Smart VoIP di nuova generazione.

Su questi apparecchi sono già programmate le procedure che rispettano il cosiddetto GDPR, cioè il ‘Regolamento generale sulla protezione dei dati‘.

Si tratta di un motivo che da solo giustificherebbe l’adeguamento, ma se ancora non sei convinto, possiamo fornirti molti ulteriori vantaggi indiscussi.

Tutti i vantaggi del cambio con un Centralino Smart VoIP

Nel prossimo paragrafo ti forniremo un esempio pratico del miglior centralino di nuova generazione da implementare immediatamente, munito anche del servizio di assistenza ‘a service’ (che dovrebbe essere sempre incluso).

In questa sezione invece vogliamo portare la tua attenzione a tutti i vantaggi pratici che possono derivare dall’implementazione nella tua azienda di un Centralino Smart VoIP.
Oltre al motivo legale connesso alla protezione e alla sicurezza dei dati personali, considera quanto segue:

• il nuovo centralino ti farà risparmiare tempo: quante volte ti sarà capitato che i tuoi dipendenti si sono lamentati di un guasto al centralino? Quante volte hai dovuto contattare l’assistenza per risolvere un problema di linea, o di intasamento delle linee? Hai idea di quanto tempo ti fa perdere tutto ciò ogni mese? Il motivo è essenzialmente connesso a quella che si definisce ‘obsolescenza tecnologica’. In poche parole significa che un centralino vecchio si guasta con maggior facilità richiedendo molto tempo per rimediare;
• il nuovo centralino ti farà guadagnare denaro: il motivo in questo caso è intuitivo e si collega direttamente al punto precedente. Guasti continui ti comportano spese continue per le riparazioni, ma si riflettono negativamente sull’economia anche per un altro meccanismo. Un cliente che viene rimbalzato da un interno all’altro, più facilmente si disconnette, e quel cliente è perso. Se consideri invece che tra le funzionalità dei centralini di nuova generazione c’è anche la possibilità di invio di sms o mail dedicate a quel cliente, ecco che l’esperienza di chi ti contatta si trasforma da deludente in pienamente soddisfacente. Così, un cliente soddisfatto è un cliente che acquista e che consiglia la tua azienda;
• i vecchi centralini sono difficili da riparare: il motivo sta nel fatto che i pezzi di ricambio sono pochi e in via di estinzione. Un centralino di nuova generazione invece potrà essere aggiustato addirittura da remoto. Qui sta il vantaggio dell”a service’, cioè del software che si usa in connessione Internet. Spiegheremo meglio il grande vantaggio di questo servizio nei prossimi paragrafi, ma il senso sta nel fatto che l’azienda non ha installato in loco il programma di gestione, che rimane lato provider. Questo vuol dire che l’assistenza è continua, e il centralino può diventare uno strumento di lavoro in cloud;
• il centralino può diventare anche uno strumento di smart working. Se per qualunque motivo uno o più dipendenti dovessero avere l’esigenza di lavorare da casa, il terminale potrebbe diventare anche strumento di telelavoro.

Questi sono solo alcuni dei vantaggi che i centralini di nuova generazione ti offrono. Entriamo adesso nel dettaglio, con l’elenco delle caratteristiche che il centralino ideale dovrebbe avere, e il modello a nostro avviso che le comprende tutte.

Quale centralino scegliere e perché

I vantaggi della tecnologia “a service”

Come ti abbiamo anticipato, un software cosiddetto ‘a service’ è il requisito fondamentale che dovrebbe avere un centralino di nuova generazione. Non farti ingannare dalla terminologia, perché ‘a service’ non significa solo e semplicemente assistenza

Qualunque centralino tu possa acquistare, è implicito che sarà dotato di manutenzione e assistenza da parte della ditta che lo ha installato. A service in realtà è un concetto, che la tua azienda non può omettere.

Stiamo parlando del primo requisito del centralino: il cloud computing. Il tuo centralino avrà quindi una struttura (l’hardware) e un programma installato che farà funzionare il prodotto (il software) che sarà messo a tua disposizione dal provider, cioè da chi materialmente ospita tutta la struttura.

Un modello di centralino di nuova generazione provvisto di questa caratteristica fondamentale è il nostro Centralino Smart VoIP.

VoIP è un altro acronimo, e si riferisce a ‘Voice over IP’. Stiamo parlando del protocollo di comunicazione di una rete, che vale sia per lo scambio di informazioni interne, sia per lo scambio con l’esterno. Il Centralino Smart VoIP quindi è un apparecchio virtuale (per questo detto anche in cloud) che funziona tramite connessione.

Le funzionalità innovative

Le funzionalità di questo centralino sono pertanto molteplici, come:

• l’abbattimento dei costi di manutenzione. Un centralino il cui hardware e software sono gestiti dal provider, è un centralino dei cui guasti si fa carico il provider stesso;
• il sistema multicanale: il centralino di cui ti stiamo parlando trasforma i dati in entrata in dati digitali, ciò che li rende validi anche ai sensi della nuova normativa sulla privacy e sulla gestione delle informazioni sensibili;
• la possibilità di creare una rete interconnessa: con questo centralino avrai collegati in rete tutti i telefoni della tua azienda, potendo configurare invio di mailing list, messaggi, chiamate da remoto;
• la possibilità di avere report: il nostro centralino organizza i flussi in entrata e in uscita in statistiche e report. Analizziamo meglio questa ultima caratteristica.

 

Il Centralino Smart VoIP ed i report aziendali

Quanto tempo impieghi mediamente per stilare dei report e comporre grafici aziendali che ti indichino l’andamento del tuo business?

Probabilmente ti affidi anche a soluzioni esterne o a software complessi e costosi per avere sotto mano le statistiche che ti servono per capire come sta andando il tuo brand.

Con il centralino di ultima generazione di cui ti stiamo parlando invece questo servizio è implementato.

Come funziona?

Semplice: le chiamate che la tua azienda riceve possono essere filtrate in base a parametri che tu stabilisci, come:

• provenienza: per capire da quale parte d’Italia arrivano i contatti più frequenti;
• orario: per sapere quale fascia oraria è la più attiva, in modo da poter aumentare il personale in quell’orario all’occorrenza;
• dati sulla chiamata: per capire chi chiama, quanto tempo passa al telefono, e cosa chiede principalmente, in modo da istruire il personale a fornire assistenza sempre più dedicata;
• account di provenienza: capire da quale account o sorgente arriva la chiamata, significa investire risorse di marketing sui canali che più di tutti vengono usati per giungere alla tua azienda.

Potresti mai fare tutto questo con un centralino di vecchia generazione?

Senza considerare un vantaggio scontato ma che forse non hai ancora preso in considerazione.

Con il Centralino Smart VoIP non è necessario il cablaggio.

Facciamo un esempio pratico: magari ti sei convinto all’acquisto di questo strumento fondamentale, ma ti è rimasto un ultimo dubbio.

Smantellare la vecchia rete di telefonia della tua azienda per sostituirla con questo sistema potrebbe comportare tempo e denaro.

Dovresti mettere in pausa tutti i telefoni prima di fare il cambio degli apparecchi, e dovresti far installare dall’elettricista nuove canaline per far passare i fili, con i lavori di ristrutturazione che tutto questo comporta. I telefoni VoIP hanno il vantaggio di non necessitare di una infrastruttura dedicata (i famosi e superati doppini telefonici). Potrai quindi utilizzare la stessa rete IP aziendale. Tra i vantaggi correlati c’è quello non indifferente di manutenere una sola infrastruttura al posto di due separate, con ulteriore abbattimento dei costi.

 

Come avere il massimo dal Centralino Smart VoIP

Vogliamo a questo punto farti degli esempi pratici che possono farti toccare con mano ciò di cui stiamo parlando.

Come potrebbe trasformarsi praticamente il tuo ufficio solo grazie alla presenza di un nuovo centralino?
Il punto chiave è quello che ti abbiamo detto all’inizio, e cioè che il centralino di nuova generazione potrebbe essere considerato come un collaboratore.

Un collaboratore tecnologico di nuova generazione

Le piccole e medie imprese stanno in effetti puntando molto su questa soluzione high tech, che rappresenta un investimento assolutamente accessibile e con dei vantaggi a brevissimo termine davvero notevoli.
Ipotizziamo una giornata tipo in azienda e seguiamo un dipendente alle prese con le normali incombenze quotidiane.

Il tuo operatore dovrà contattare una lista di clienti che hanno lasciato i propri nominativi in rubrica per essere richiamati.
Se il tuo dipendente dovesse cercare manualmente in agenda ogni numero, comporlo sulla tastiera, per poi magari trovare l’utenza occupata e riprovare (il tutto moltiplicato per l’insieme dei clienti da chiamare), impiegherà probabilmente tutta la mattinata.

Con il centralino VoIP l’operatore può comporre ogni numero con un semplice click dal pc, parlare, prenotare la chiamata in caso di occupato e passare al numero successivo.

Velocizzare il lavoro aziendale ovunque ed in qualsiasi momento

Facciamo un altro esempio: hai urgenza di contattare il tuo responsabile marketing per un dato che ti occorre subito, ma lui è impegnato in una riunione. Con il centralino puoi chattare con lui e farti dare le informazioni necessarie in tempo reale senza chiamarlo.

A proposito di riunioni, con il dispositivo di ultima generazione conoscerai momento per momento lo stato del tuo organigramma, sapendo sempre dove si trovano i tuoi dipendenti e che disponibilità possono darti in quel momento.

Con il cellulare integrato al cloud puoi infine gestire apparecchiature aziendali rispondendo ad esempio al citofono, o monitorando l’ascensore per verificare che non ci siano guasti.

Primi passi per l’installazione e l’uso del Centralino Smart VoIP

Facilità di installazione ed uso

Per concludere, vogliamo fornirti anche qualche linea guida sull’installazione e il primo utilizzo di questo nuovo sistema.

Considerando tutte le funzionalità di cui ti abbiamo parlato, potresti infatti credere di avere a che fare con un impianto di alta tecnologia che solo un tecnico esperto potrebbe gestire.
Non è così in realtà, perché il nostro Centralino Smart VoIP è estremamente intuitivo.

Premesso che l’assistenza è sempre il punto chiave, l’interfaccia del centralino è semplice, e basterà un solo giorno di formazione al personale affinché tutti sappiano usare questo strumento.Una piattaforma web completa unisce tutti i dati dell’azienda, e il sistema può essere anche connesso al sito aziendale.

Un rapporto con il cliente più facile e performante

Immagina un utente che arrivi sul portale della tua azienda.
Qualunque sia il prodotto o il servizio che offri, l’utente sarà incuriosito e vorrà avere maggiori informazioni.

Il centralino in questo caso può essere impostato affinché quando l’utente chiama il numero sul sito, venga messo in contatto con l’operatore di turno, che potrà fornirgli assistenza.

Tutto questo mentre il centralino registra, nel pieno rispetto della normativa sul trattamento e la gestione dei dati personali, statistiche e report che ti verranno mostrate in ogni momento.
Comprendi che semplice rivoluzione potrebbe essere avviata solo grazie al cambio di un centralino?

Potresti creare un gruppo di lavoro sempre connesso, ed espandere la tua azienda in modi che prima non erano nemmeno pensabili.

Un ipotetico utente potrebbe essere convertito in cliente grazie ad un’esperienza unica che inizia con una semplice visita al sito web aziendale e si conclude con un acquisto.

In conclusione

Ripensa per un momento all’esempio che ti abbiamo fatto all’inizio: immagina di chiamare un’azienda per avere informazioni e di essere messo in attesa all’infinito, per poi ritrovarti a parlare con qualcuno che non sa darti le informazioni giuste.

Compreresti qualcosa da un’azienda così? Immagina adesso un’azienda che si presenta con un sito web ottimizzato anche per device, e che dal tuo cellulare tu possa comporre un numero che ti mette in contatto con l’interno dedicato. L’esperienza per te come utente e la soddisfazione per te come imprenditore cambia decisamente.

Quindi, per qualunque informazione aggiuntiva tu possa desiderare, ti invitiamo a contattarci. Saremo a tua completa disposizione per offrirti la soluzione giusta per ogni tua necessità.